Fra papirbunker til digitalt overblik hos EUC Nordvest

25 kanaler og en hverdag fuld af indhold

EUC Nordvest rummer gymnasiale, erhvervsrettede og maritime uddannelser samt kursusaktiviteter på afdelinger i Thisted, Mors, Fjerritslev og Thyborøn. På tidspunktet for interviewet havde skolen omkring 1.300 årselever og 7.500 kursister årligt.

Elever og kursister optræder løbende i indhold til skolens cirka 25 aktive SoMe-kanaler. For kommunikationschef Lotte Heshe og hendes team er indhentning af samtykke derfor en fast del af arbejdet med billeder og film.

Før skulle hvert samtykke gennem flere manuelle trin

Den tidligere proces begyndte med print og håndskrevne erklæringer. Bagefter skulle teamet scanne og arkivere dokumenterne. Ved optagelser med 15–20 elever blev det hurtigt en omfattende opgave.

“Det tog lang tid for eleverne at udfylde i hånden, og vi skulle både printe materialet, scanne det ind og arkivere det bagefter.”

Lotte Heshe, kommunikationschef hos EUC Nordvest

De scannede erklæringer kunne ikke søges frem på navn. Det stillede store krav til mappestrukturen og gjorde det besværligt at finde et bestemt samtykke igen.

QR-koden er med ude blandt eleverne

I dag opretter teamet samtykker digitalt til konkrete begivenheder og bruger også faste samtykker til blandt andet studentertid, filmoptagelser og svendeprøver. QR-koderne gemmes på telefonen, så de er lette at finde frem på stedet.

Eleverne scanner koden og udfylder samtykket direkte på mobilen. Med Historik-funktionen kan teamet på stedet se, hvem der har givet samtykke.

1. Opret samtykketGør formularen klar til begivenheden eller optagelsen.
2. Del QR-koden på stedetEleverne scanner og udfylder på mobilen.
3. Tjek besvarelserneSe i Historik, hvem der har givet samtykke.

Mindre administration og større tryghed

Lotte fremhæver især den sparede tid og overblikket over de enkelte samtykker. Når teamet skal bruge dokumentationen, kan det hurtigt søge det relevante samtykke frem.

“Først og fremmest har det været meget tidsbesparende for os at overgå til PhotoConsent, men det har også givet en enorm tryghed, at der er styr på de enkelte samtykker.”

Lotte Heshe, kommunikationschef hos EUC Nordvest

For EUC Nordvest betyder det en enklere hverdag, hvor indsamling og dokumentation hænger sammen.

Nem opstart og hjælp, når der er brug for den

“Det er supernemt at arbejde i PhotoConsent. Vi fik en god instruktion, og systemet er så intuitivt, at vi har været selvkørende fra dag ét.”

Lotte Heshe, kommunikationschef hos EUC Nordvest

Teamet har også oplevet hurtig hjælp de få gange, der har været behov for assistance. Lotte beskriver løsningen som prisvenlig og peger på hurtigere, mere effektive arbejdsgange som en væsentlig del af værdien.

“Vi vil helt klart anbefale PhotoConsent til andre. Det har gjort en reel forskel for os – både i forhold til arbejdsgange, tid og compliance.”

Lotte Heshe, kommunikationschef hos EUC Nordvest