En ny billedbank – uden at samtykker bremsede arbejdet

En ny hjemmeside krævede nye billeder

Kommunen stod foran lanceringen af en ny hjemmeside og ønskede en mere tidssvarende billedbank. Der skulle fotograferes på mange lokationer, og arbejdet skulle koordineres inden for en stram tidsplan.

Kommunikationsafdelingen stod for projektstyringen, mens lokale medarbejdere i institutionerne og eksterne fotografer skulle kunne indgå i samme arbejdsgang. Samtykkeprocessen skulle være til at bruge i praksis – også når der var travlt.

“Jeg ved ikke, hvordan vi skulle have klaret det uden PhotoConsent.”

Kommunikationskonsulent i den anonymiserede kommune

Samtykke måtte ikke blive en stopklods

Udfordringen var ikke kun at få taget billederne. Forberedelse, indhentning af samtykker og opfølgning ude i institutionerne var en væsentlig del af opgaven.

Teamet havde brug for klare svar på fire praktiske spørgsmål:

• Hvem følger op på samtykker fra forældrene?
• Hvordan ser vi, hvilke samtykker der er kommet ind?
• Hvor bliver dokumentationen gemt?
• Hvordan undgår vi at flytte samtykker med personoplysninger rundt manuelt?

Der var derfor behov for en proces, som både understøttede arbejdet på den enkelte lokation og gav overblik på tværs af projektet.

En digital proces, der kunne følges undervejs

Med PhotoConsent kunne kommunen oprette samtykkelinks, dele dem og følge med i de indkomne svar. Samtykkerne blev samlet digitalt, så der var mindre behov for manuel arkivering bagefter.

I casen fremhæver kommunen især:

• Nem deling: Samtykkelinks kunne oprettes og deles hurtigt.
• Løbende overblik: De involverede kunne følge indsamlingen undervejs.
• Automatisk arkivering: Samtykkerne blev samlet digitalt.
• Struktur: Mapper og en fleksibel arbejdsgang understøttede koordineringen.

Det gjorde samtykke til en integreret del af produktionen frem for en separat administrativ opgave, der skulle løses efterfølgende.

Fra omkring 15.000 optagelser til en ny billedbank

På tre måneder blev der taget omkring 15.000 billeder og indhentet over 550 samtykker. Projektet resulterede i over 600 billeder til den nye billedbank.

De mange optagelser og de færdige billeder i billedbanken er altså to forskellige tal: Ét beskriver produktionens omfang, det andet det materiale, der kom ud af projektet.

For kommunen var værdien ikke alene antallet af billeder. Den digitale proces gjorde det muligt at arbejde mere struktureret med et stort hjemmesideprojekt, uden at samtykkehåndteringen bremsede fremdriften.

Tal og erfaringer er gengivet fra PhotoConsents oprindelige kommunecase. Der er ikke opgjort en konkret tidsbesparelse.