Et samtykke er et ja. En modelkontrakt er en aftale.
En samtykkeerklæring dokumenterer personens tilladelse til en bestemt behandling af personoplysninger. En modelkontrakt kan regulere medvirken, honorar og den aftalte brug af billeder eller film.
Det er indholdet og omstændighederne – ikke dokumentets navn – der afgør, hvilket behandlingsgrundlag I kan bruge.
Når I baserer brugen på samtykke
Samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Personen skal kunne forstå, hvad der bliver sagt ja til, og kunne trække sit samtykke tilbage.
En studerende medvirker i en video
I vil bruge videoen på skolens hjemmeside og sociale medier. Hvis samtykke er jeres grundlag, skal disse formål og kanaler fremgå tydeligt, og den studerende skal have et reelt valg uden negative konsekvenser ved et nej.
Vær særligt opmærksom på frivilligheden, når der er et ulige forhold mellem jer og personen, eksempelvis ved ansatte eller studerende.
Når I aftaler en professionel medvirken
Ved en planlagt kampagne kan der være behov for at aftale mere end tilladelsen til at bruge et billede. En modelkontrakt kan beskrive opgaven, honoraret, brugsperioden, kanalerne og eventuel eksklusivitet.
En model hyres til en annoncekampagne
Aftalen beskriver optagedagen, betalingen og brugen af materialet i bestemte annoncer i to år. Det giver parterne et fælles udgangspunkt for leverancen og dens rammer.
En kontrakt er dog ikke en genvej uden om GDPR. Hvis behandlingen baseres på opfyldelse af en kontrakt, skal den være nødvendig for at opfylde aftalen med personen. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive en anvendelse ind i kontrakten.
Kilde: Datatilsynet: Hvornår må du behandle personoplysninger?
Kan personen trække tilladelsen tilbage?
Når grundlaget er samtykke, kan det trækkes tilbage. I skal da stoppe den behandling, der bygger på samtykket. Tilbagetrækningen gør ikke den tidligere behandling ulovlig med tilbagevirkende kraft.
Er behandlingen derimod lovligt baseret på en kontrakt, gælder samtykkets tilbagetrækningsregel ikke på samme måde. Datatilsynet har i en konkret sag vurderet en modelaftale sådan. Det betyder ikke, at alle modelkontrakter er uopsigelige, eller at øvrige GDPR-rettigheder bortfalder. Ophør og fortsat brug skal vurderes ud fra aftalen og de relevante regler.
Kilder: Vejledning om samtykke og Datatilsynet: Modelaftale – samtykke eller kontrakt?
Afklar fire ting, før I sender dokumentet
- Hvad er opgaven?Er der tale om frivillig medvirken eller en aftalt produktion med konkrete leverancer?
- Hvordan skal materialet bruges?Skriv formål, kanaler og periode ned. Overvej også annoncering og senere genbrug.
- Hvilket grundlag passer til behandlingen?Vurder grundlaget særskilt. Betaling eller en underskrift afgør ikke i sig selv spørgsmålet.
- Hvordan finder I aftalen igen?Saml dokumentet med oplysninger om personen, materialet og den aftalte anvendelse.
Få konkret juridisk hjælp, hvis I er i tvivl om aftalens rækkevidde. En standardtekst bør altid tilpasses den faktiske opgave.
Gør dokumentationen nemmere at finde
Se, hvordan PhotoConsent kan understøtte jeres arbejde med at indhente og administrere samtykker og finde dokumentationen igen.
Få et gratis samtykke-tjekSe hvordan PhotoConsent fungerer →Bearbejdet fra PhotoConsents LinkedIn-artikel fra 25. november 2024.
Læs også: Et mundtligt samtykke er bare nemmere. Eller er det?