Et mundtligt samtykke er bare nemmere. Eller er det?

Det nemme ja kan blive svært at finde igen

Fotografen spørger, personen siger ja, og optagelsen fortsætter. I øjeblikket virker det som den enkleste løsning.

Udfordringen kommer ofte senere. En kollega vil genbruge billedet, fotografen er videre til en ny opgave, og ingen kan huske den præcise aftale.

En fælles arbejdsgang gør det lettere at svare på spørgsmålet: Hvad har vi dokumentation for – og hvad skal vi afklare, før vi bruger materialet?

Fra et ja til dokumentation, I kan bruge

Samtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Personen skal kunne forstå formålet og vide, at samtykket kan trækkes tilbage. Et nik eller et smil er ikke automatisk et samtykke til enhver senere brug.

Læs om kravene i Datatilsynets samtykkevejledning.

Gør det let at finde svar på fire spørgsmål

1. Hvem har sagt ja?Find samtykket for den person, der medvirker.
2. Hvad har personen sagt ja til?Se formål, kanaler og den information, personen fik.
3. Hvornår blev samtykket givet?Bevar sammenhængen mellem aftalen og den konkrete opgave.
4. Kan materialet stadig bruges?Kontrollér aftalte begrænsninger og eventuel tilbagetrækning før genbrug.

Det er en praktisk huskeliste, ikke en udtømmende juridisk tjekliste. Start altid med at vurdere, hvilket behandlingsgrundlag der passer til situationen; samtykke er ikke nødvendigt i alle tilfælde.

En enkel proces – også efter fotoopgaven

En digital formular kan give jer en fast måde at præsentere informationen og registrere personens svar på. Det mindsker behovet for at lede i mails, papirer og kollegers hukommelse.

Med PhotoConsent kan I dele en formular via link eller QR-kode og samle samtykkerne, så dokumentationen er lettere at administrere og finde igen.

Værktøjet understøtter arbejdsgangen. I skal stadig sikre, at teksten, valgmulighederne og den faktiske brug af billederne passer til situationen.