Den Ultimative Guide til GDPR: Billeder og Video

Velkommen til den mest omfattende guide om GDPR og billeder. Denne guide er skabt til dig, der arbejder professionelt med kommunikation, marketing eller indholdsproduktion i danske kommuner, uddannelsesinstitutioner, virksomheder og foreninger.

Uanset om du er kommunikationschef i en mellemstor kommune eller content creator på en uddannelsesinstitution, er målet med denne guide at give dig den nødvendige tryghed til at arbejde korrekt, dokumenterbart og effektivt med foto og video i praksis.

1. Hvornår er billeder og video persondata?

Inden for GDPR-lovgivningen betragtes billeder og video som personoplysninger, så snart en person kan identificeres – enten direkte eller indirekte. Dette gælder for alt fra klassiske portrætter til situationsbilleder og videooptagelser.

En person anses for identificerbar, hvis:

• Ansigtet kan genkendes: Det mest åbenlyse kriterium.
• Kontekstuel genkendelse: Personen kan identificeres via omgivelserne (f.eks. en specifik skole eller arbejdsplads), beklædning eller unikke kendetegn.
• Kombination med tekst: Billedet ledsages af tekst, der afslører identiteten (f.eks. navn i en billedtekst).

2. Almindelige vs. Følsomme personoplysninger

Ikke alle data er ens. Nogle billeder indeholder det, GDPR definerer som særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger).

Hvis et billede afslører oplysninger om:

• Helbredsforhold (f.eks. en person i en kørestol eller med tydelige sygdomstegn)
• Politisk eller religiøs overbevisning (f.eks. religiøse symboler eller deltagelse i politiske møder)
• Seksuel orientering eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

I disse tilfælde stilles der ekstra høje krav. Her bør du som udgangspunkt altid indhente et udtrykkeligt, skriftligt samtykke, og brugen af materialet bør overvejes ekstra nøje for at beskytte den registrerede.

3. Behandlingsgrundlag: Samtykke eller Legitim Interesse?

For at behandle billeder lovligt skal du have et behandlingsgrundlag. I det daglige arbejde er de to mest relevante:

Legitim Interesse (Interesseafvejning)

Dette kan anvendes, hvis:

1. Organisationen har et sagligt og legitimt formål.
2. Behandlingen er nødvendig for at opnå dette formål.
3. Organisationens interesser vejer tungere end den enkelts ret til privatliv.

Eksempel: En kommune tager billeder af et internt kursus til brug på intranettet. Her kan legitim interesse ofte bruges. Men hvis de samme billeder skal bruges til ekstern rekruttering på LinkedIn eller markedsføring, ændrer formålet sig, og samtykke bliver nødvendigt.

Samtykke

Samtykke er det "sikre" valg, især ved markedsføring og ekstern kommunikation. For at et samtykke er gyldigt efter GDPR-reglerne, skal det leve op til fem fundamentale krav:

4. Den store fælde: Omvendt samtykke

Mange organisationer benytter stadig "omvendt samtykke" (f.eks. et skilt med teksten: "Vi tager billeder – sig til, hvis du ikke vil være med").

5. Metoder til indhentning af samtykke

Valget af metode påvirker din evne til at dokumentere compliance:

• Mundtligt samtykke: Hurtigt, men næsten umuligt at dokumentere ved et tilsyn. Høj risiko.
• Video-samtykke: Tydelig accept, men administrativt tungt at arkivere og genfinde.
• Skriftligt (papir): Klassisk, men risikabelt pga. utydelig håndskrift, bortkomst og manuel håndtering der kan lede til databrud.
• Digitalt samtykke (f.eks. PhotoConsent): Giver det højeste sikkerhedsniveau, automatisk revisionsspor og nem administration.

6. Særlige forhold: Børn, Unge og Medarbejdere

• Børn under 15 år: Kan ikke selv give samtykke. Her skal du altid have fat i forældre eller værge.
• Medarbejdere: Pga. magtubalancen mellem arbejdsgiver og ansat skal man være varsom. Et samtykke i en ansættelseskontrakt er sjældent gyldigt, da det ikke anses for 100% frivilligt. Indhent i stedet samtykke specifikt til de enkelte produktioner.

7. Samtykke vs. Modelkontrakt

Ved store, kommercielle produktioner (f.eks. en kampagnefilm til en uddannelsesinstitution) bør du overveje en modelkontrakt.

• Samtykke: Kan altid trækkes tilbage (hvilket kan blive dyrt, hvis en hel film skal klippes om).
• Modelkontrakt: En bindende juridisk aftale, der som udgangspunkt ikke kan fortrydes. Bruges når folk medvirker som professionelle modeller eller i specifikke roller.

8. Best Practice: 5 trin til et sikkert workflow

For at undgå "samtykke-bøvl" og juridiske fejl, bør din organisation implementere disse fem trin:

1. Fælles Workflow: Skab én fast proces fra optagelse til sletning. Tænk samtykke ind, allerede i planlægningsfasen.
2. Klar Ansvarsfordeling: Hvem tager billedet? Hvem indhenter samtykket? Hvem arkiverer det?
3. Digital Dokumentation: Drop Excel og papir. Brug et centralt, søgbart system, hvor billede og samtykke er koblet sammen.
4. Fast Slettepolitik: Persondata må ikke gemmes "for en sikkerheds skyld". Slet billeder, når formålet er opfyldt (f.eks. efter 3 år for studerende).
5. Proces for Tilbagetrækning: Hav en klar plan for, hvordan I fjerner et billede lynhurtigt, hvis en borger trækker sit samtykke tilbage.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Et naturligt næste skridt

Mange organisationer har allerede elementer af det ovenstående på plads. Men i praksis er det ofte spredt, personafhængigt eller uensartet.

Hvis I arbejder med mange billeder og video, kan det derfor give god mening at tage et samlet kig på, hvordan jeres nuværende praksis faktisk fungerer i hverdagen. Ikke for at finde fejl – men for at skabe overblik og tryghed.

Opsamling

At arbejde med billeder og video under GDPR handler om at skabe struktur frem for enkeltløsninger. Ved at digitalisere jeres processer og sikre et klart revisionsspor, beskytter I ikke kun borgernes data, men også jeres organisations omdømme.

Har du brug for hjælp til at digitalisere jeres samtykkehåndtering? PhotoConsent hjælper danske kommuner og skoler med at gøre compliance enkelt og effektivt.